Checklist: documentele unui transport rutier internațional

Nu toate documentele se aplică fiecărei curse. Fiecare are un moment în care se cere și un responsabil: expeditorul, Dacoda sau transportatorul.

Unele mărfuri cer și certificate de la autorități: sanitar-veterinare pentru produse de origine animală, fitosanitare pentru plante. Spuneți-ne din cerere ce marfă expediați, ca să știm ce certificate pot fi cerute.

CMR-ul este scrisoarea de trăsură a transportului rutier internațional, prevăzută de Convenția semnată la Geneva în 1956. Atestă contractul de transport, preluarea mărfii și starea ei aparentă la încărcare. La o reclamație, pe el se sprijină discuția despre răspundere.

Dacoda pregătește CMR-ul după comanda de transport, iar expeditorul îl verifică înainte de semnătură. Numele părților, adresele, felul mărfii și greutatea trebuie să fie aceleași în comandă, în CMR, în factură și în lista de colete. O diferență între ele face documentul greu de susținut la o reclamație.

Convenția cere trei exemplare originale: unul rămâne la expeditor, unul merge odată cu marfa până la destinatar, iar al treilea rămâne la transportator.

Cinci greșeli care slăbesc un CMR

1. Nume sau adrese incomplete în rubricile 1, 2 și 3.
2. Greutate brută estimată, când se putea trece cea reală.
3. Ambalaj deteriorat sau colete lipsă, nenotate în rubrica 18: se presupune, până la dovada contrarie, că marfa a fost preluată în stare bună.
4. Rubricile 22, 23 sau 24 fără ștampilă, semnătură sau dată.
5. O firmă diferită în rubricile 16 și 23 față de cea din comanda de transport, sau un CMR care nu urmează comanda.

Cele trei documente vin de la expeditor și descriu aceeași marfă: ce este, cât este și cum e ambalată. Cine verifică marfa la rampă sau la o frontieră le compară cu CMR-ul.

Factura comercială

Vânzătorul și cumpărătorul, numărul și data facturii, descrierea mărfii, cantitatea, valoarea, moneda și Incoterm-ul convenit. La cursele din afara UE se adaugă codul vamal (HS) al mărfii.

Lista de colete

Pentru fiecare palet sau colet: numărul, dimensiunile (lungime, lățime, înălțime), greutatea brută, conținutul și mărcile.

Avizul de însoțire

Document al expeditorului, emis după regulile lui fiscale, care însoțește marfa pe drum. Dacă firma dumneavoastră folosește factura în locul avizului la anumite livrări, confirmați cu contabilitatea înainte de încărcare.

Dacă marfa se vinde sub un Incoterm care pune încărcarea sau vama în sarcina cumpărătorului, spuneți-ne din cerere cine face fiecare pas. Despre alegerea acestor reguli vedeți ghidul Incoterms 2020.

Marfa periculoasă adaugă la setul de bază trei documente: documentul de transport cu mențiunile ADR, instrucțiunile scrise pentru șofer și fișa cu date de securitate (SDS) a produsului. Șoferul trebuie să aibă, în plus, certificatul de pregătire ADR în termen.

Document de transport

Fie CMR-ul însuși, completat cu mențiunile ADR, fie un document separat. Poartă identificarea mărfii (numărul UN și denumirea), clasa, grupa de ambalare, cantitatea și datele părților.

Fișa cu date de securitate

O furnizează producătorul sau distribuitorul produsului. Secțiunea 14 conține datele de transport, de la care pornește toată documentația.

Instrucțiuni scrise

Stau în cabină și spun șoferului ce face în caz de incident. Dacoda le pregătește din datele primite de la dumneavoastră.

Certificatul ADR al șoferului

Valabil cinci ani, cu extensiile potrivite mărfii. Dacoda îl verifică la transportator, înainte să aloce cursa.

Clasele, etichetele și datele pe care le trimiteți sunt în Ghidul ADR pentru expeditor. Despre cum se desfășoară cursa, vedeți Transport ADR, iar termenul are o definiție în glosar.

Pentru marfa cu temperatură controlată, documentele dovedesc două lucruri: că remorca e omologată pentru regimul cerut și că temperatura s-a ținut pe drum.

Certificat ATP

Atestă clasa de izolație și de echipare frigorifică a remorcii, conform Acordului ATP pentru produse alimentare perisabile. Stă la bord, cu termenul de valabilitate la vedere.

Termodiagrama

Înregistrarea temperaturii pe tot drumul, primită la livrare alături de CMR.

Regimul de temperatură

Intervalul cerut trebuie scris în cerere și în comanda de transport; vehiculul se alege după el.

Certificate de la autorități

Produsele de origine animală pot cere certificate sanitar-veterinare, iar plantele, documente fitosanitare. Ele se obțin de la autoritatea competentă, înainte de încărcare.

Cursele de acest fel sunt prezentate la Transport frigorific. Un exemplu documentat este coridorul România-Olanda, cu material săditor.

Marfa care depășește limitele legale de dimensiune sau de masă circulă doar cu autorizații de circulație. Ele se eliberează separat pentru fiecare țară traversată, pentru un traseu și o perioadă anume.

Ce trimiteți dumneavoastră

Dimensiunile și masa reale ale piesei, fotografii sau desen tehnic, punctele de ridicare și de ancorare, condițiile de acces la locul de încărcare.

Ce face Dacoda

Calculează traseul, ținând seama de poduri, înălțimi și restricții, obține autorizațiile și coordonează escorta acolo unde legea o cere.

Ce verifică șoferul

Autorizațiile originale, valabile pentru data și traseul cursei, semnalizarea vehiculului și fixarea piesei.

Limitele de la care începe agabariticul sunt explicate în glosar, iar modul în care lucrăm este descris la Transport agabaritic. Un proiect pregătit timp de luni, cu recunoașterea traseului din dronă, este studiul rezervorului de azot.

Între statele UE marfa circulă fără declarații vamale. Documentele vamale apar când cursa trece granița UE, spre sau dinspre state precum Regatul Unit, Elveția, Serbia, Republica Moldova sau Ucraina, și la tranzitul prin state terțe.

Agentul vamal alege tipul declarației după marfă, destinație și regimul aplicabil. Spuneți-ne din cerere dacă aveți deja un agent vamal; dacă nu, discutăm cu dispecerul cum se rezolvă formalitatea.

Bifați pe ecran ce ați pregătit sau ați primit; bifele dispar când reîncărcați pagina. PDF-ul se tipărește cu casetele goale, ca să le bifați cu pixul.